Deine Backup-Strategie – Datensicherung für kleine Unternehmen

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Wie sehr vertraust Du Deiner Datensicherung? Bist Du zufrieden und total entspannt mit Deiner Backup-Strategie auf jeden möglichen Ernstfall vorbereitet? Oder machst Du Deine Datensicherung “immer wenn Du dran denkst”, aber so richtig sicher fühlt sich das noch nicht an?

Als Kleinunternehmer ohne eigene IT-Abteilung ist eine gute Datensicherung extrem wichtig. Wenn Du viele Deiner Daten digital hast, z.B.

  • Belege fürs Finanzamt,
  • Notizen Deiner Kundentermine oder
  • Rechnungen,

dann macht eine Datensicherung unter Umständen den Unterschied zwischen Leben und Sterben Deines Unternehmens aus.

Brauchst Du eine Backup-Strategie?

Als Unternehmer-/in brauchst Du auf jeden Fall eine Strategie, wie Du Deine Daten sicherst. Im Fehlerfall kann die Existenz Deines Unternehmens in Sekunden ruiniert werden. Aber auch weniger dramatische Auswirkungen können noch viel Arbeit, verlorenes Geld und rechtliche Folgen verursachen.

Wenn Du als Unternehmer-/in noch Zweifel an Deiner Datensicherungs-Strategie hast, dann ist das auf jeden Fall einer der wichtigen Punkte für Dich.

„40% aller Unternehmen, die ihre Daten verlieren, sind nach spätestens zwei Jahren bankrott.”

Statistik des Haftpflichtverbandes der deutschen Industrie​

Aber auch Deine selbsterstellten, digitalen Produkte sind in Gefahr. Die Vorlagen für Printmaterialien, der Artikel oder Onlinekurs an dem Du arbeitest, die Bücher die Du noch lesen wolltest … 

Und neben all den Gefahren für Dein Business drohen auch rechtliche Konsequenzen, denn Du bist verpflichtet, Dich um die Daten Deines Geschäftes ordentlich zu kümmern.

Aber was heisst “ordenlich kümmern”? Wie sieht ein gutes Backup aus und was musst Du eigentlich wie sichern? Welche alternative Datensicherungen gibt es?

Und am wichtigsten, wie schwierig ist es wirklich, eine gute Datensicherung hinzukriegen? Ich verspreche Dir, das ist wesentlich einfacher, als Du denkst.

Was ist eine Backup-Strategie?

Eine Backup-Strategie legt für Dich und Dein Unternehmen fest:

  • Wie (mit welchen Methoden) führst Du Deine Datensicherung durch?
  • Wann führst Du Deine Backups durch?
  • Wo bewahrst Du Deine Speichermedien auf?
  • Welche Daten sicherst Du?

Alle diese Punkte schauen wir uns im folgenden an:


Warum musst Du Deine Daten sichern?

Es gibt drei Gruppen von Gründen, warum Du als Unternehmer auf jeden Fall eine gute Datensicherung machen musst:

  • gesetzliche Gründe
  • unternehmerische Gründe und
  • Erwartungen Deiner Kunden.

Gesetzliche Gründe, Deine Daten zu sichern

Zwei Vorgaben machen es notwendig, dass Du als Unternehmen von Gesetzes wegen dazu verpflichtet bist, Dich um Deine Daten zu kümmern:

  • Die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) und
  • die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO)

Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)

Der sperrige Titel alleine verrät schon, das Thema der GoBD ist umfangreich. Im Kern geht es darum, dass Du Deine steuerrelevanten Belege so aufbewahren musst, dass

  • diese unveränderbar sind oder
  • dass man etwaige Änderungen nachvollziehen kann.

Damit ist klar, ein Backup alleine ist dafür natürlich nicht ausreichend. Aber ein Backup ist der einzige Weg zu verhindern, dass Du evtl. bei der nächsten Steuerprüfung ganz ohne Belege dastehst.

Mehr dazu findest Du hier:
– Wikipedia-Artikel zu GoBD
– Schreiben vom Bundesministerium für Finanzen

Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO)

Die DSGVO beschreibt in Artikel 32 “Sicherheit der Verarbeitung” nicht nur Anforderungen an die Sicherheit Deiner Daten, sondern auch an deren Verfügbarkeit.

Du musst Maßnahmen treffen, die gegebenenfall beinhalten:

„die Fähigkeit, die Verfügbarkeit der personenbezogenen Daten und den Zugang zu ihnen bei einem physischen oder technischen Zwischenfall rasch wiederherzustellen“

DS-GVO Artikel 32 “Sicherheit der Verarbeitung”

D.h. je nachdem, wie relevant Deine Daten sind musst Du Dich darum kümmern, dass diese nicht verloren gehen können bzw. Du diese nach einem Zwischenfall schnell wieder herstellen kannst.

Unternehmerische Gründe, Deine Daten zu sichern

Viele Deiner Daten sind mit Sicherheit betriebsrelevant und schlicht und ergreifend die Existenzgrundlage Deines Unternehmens:

  • Verkaufst Du digitale Produkte wie Onlinekurse oder eBooks?
  • Berätst Du Kunden und bist auf Deine digitalen Aufzeichnungen zur Zusammenarbeit angewiesen?
  • Kaufst Du Weiterbildungsmaßnahmen wie Kurse, eBooks online ein und hast diese gespeichert?
  • Wo sind die Zugangsdaten zu all Deinen Benutzerkonten, z.B. Deiner Webseite gespeichert?
  • Hast Du Marketingmaterial selbst erstellt, oder die Daten Deiner Designer bei Dir gespeichert?
    • Flyer-Vorlagen
    • Visitenkarten
    • Bilder für Deine Homepage
  • Wo liegen Deine Rechnungen, Mahnungen und ein Überblick über die offenen Positionen?
  • Hast Du Deine Belege für Deine Steuererklärung und Umsatzsteuervoranmeldung digital?

Selbst wenn Teile dieser Dokumente online gespeichert sind

  • in verschiedenen Online-Programme,
  • auf Deiner Webseite,
  • bei Deinem Steuerberater,

ein Totalverlust Deines Computers sorgt auf jeden Fall für viel Arbeit beim Zusammensuchen und Wiederherstellen.

Die Erwartungen Deiner Kunden

Als Unternehmer hast Du eine Verantwortung gegenüber Deinen Kunden. Unabhängig von den rein monetären Interessen – Du willst sicher liefern können. 

Aber auch Deine Kunden verlassen sich auf Dich.

Lieferfähigkeit

Je nachdem, in welchem Bereich Du arbeitest und Dienstleistungen anbietest, sind Deine Kunden von Dir und Deinem Geschäft abhängig.

  • als Coach hilfst Du Deinen Kunden vielleicht gerade in einer schwierigen Situation, sei es privat oder beruflich.
  • Berätst Du Kunden in ihrem Business und sind diese auf die Zusammenarbeit mit Dir angewiesen?
Vertraulichkeit der Kunden-Daten

Aber selbst wenn Du nicht durch einen Zwischenfall den Zugriff auf Deine Daten verlierst, wie sicher ist Dein Backup? Ein ungesichertes Backup auf einer externen Festplatte, die Dir im Zug geklaut wird, kann katastrophale Folgen für Deine Klienten haben.

Deine Kunden verlassen sich darauf, dass ihre Daten bei Dir vertraulich aufbewahrt werden und nicht in falsche Hände gelangen.

Übrigens, auch hier verlangt die DSGVO, dass Du mit personenbezogenen Daten sicher umgehst.

Zwischen-Fazit: Darum solltest Du eine Backup-Strategie haben!

  • Gesetzliche Gründe
    • Grundlagen der ordentlichen Buchführung
    • DSGVO
  • Unternehmerische Gründe
    • Aufwand für die Wiederherstellung von Daten
    • Zahlungsausfälle-/Verspätungen
  • Erwartungen Deiner Kunden
    • Lieferverzug
    • Unzuverlässigkeit

Welche Gefahren drohen Deinen Daten?

Die Gefahren für Deine Daten sind vielfältig.

  • Defekte,
  • Fremdeinwirkung / äussere Einflüsse und
  • eigene Fehler

sind die häufigsten Ursachen. Gegen alle diese Gefahren helfen gute Backups.

„Es gibt nur zwei Arten von Daten:

– Daten die gesichert wurden und

– Daten, die bis jetzt noch nicht verloren gegangen sind.“

Defekte und ihre Konsequenzen für Deine Daten

Ob es die heruntergefallene externe Festplatte oder der nicht mehr startende Laptop ist, Elektronik kann aus den unterschiedlichsten Gründen nicht mehr funktionieren.

Wenn die externe Festplatte dann alle Deine wichtigen Daten enthält, oder Du den Laptop neu aufsetzen musst, dann ist guter Rat teuer.

Aber auch ein Feuer in der eigenen Wohnung oder Praxis kommt vor. Und noch viel häufiger tritt der Schaden nicht durch einen Brand sondern durch Löschwasser ein.

Durch Feuer zerstörte Festplatte

Ausgebildete Dienstleister haben sich auf die Wiederherstellung von Daten spezialisiert – und lassen sich ihre Dienstleistung mehr als teuer bezahlen. Mehrere Wochen Wartezeit, Kosten im Bereich von 1000 EUR und keine Garantie darauf, dass alle Daten gerettet werden können, sind nur ein paar der Eckdaten. 

Fremdeinwirkungen – Wenn andere zur Gefahr für Deine Daten werden

Wenn andere Menschen zur Gefahr für Deine Daten werden, dann muss nicht immer der Einbruch in Deine Büroräume der Anlass sein.

Diebstahl

Auch im Zug, im Coworking-Space oder im Cafe kann Dein Rucksack mit Laptop und externer Festplatte schnell abhanden kommen.

Fehlerhafte Programme

Aber auch fehlerhafte Tools können Deinen Rechner ruinieren. Ich erinner mich noch mit Grauen an ein Festplatte-Aufräum-Programm, dass meinen Mac in einem nicht mehr bootbaren Zustand versetzte. Keine Chance irgendwas zu retten, ohne das externe Backup wäre da wirklich Sense gewesen. So einen Effekt kannst Du auch mit schiefgehenden Betriebssystem-Updates bewirken. Und wenn es nur die Ungeduld ist und du zu schnell der Rechner abgeschaltet hast.

Hacker und Schadsoftware

Aber auch Hacker können mit Schadsoftware Deinen Rechne schädigen. Manche Malware ist sogar explizit nur auf Schaden ausgerichtet. Und auch Erpressungstrojaner täuschen manchmal nur vor, gegen Bezahlung von Geld Deine Daten wiederherzustellen. In vielen Fällen ist das aber nur vorgetäuscht, und die Daten sind unwiderrufbar weg, egal ob Du das Geld bezahlst oder nicht.

Eigene Fehler – öfter der Nagel zum Sarg für Daten als man denkt

Menschliches Versagen ist viel häufiger der Grund für den Verlust Deiner Daten, als angenommen.

„​Die gößte Gefahr für die Daten Deines Unternehmens bist Du selbst!“

Hast Du schonmal Dateien gelöscht und dann den Papierkorb geleert, nur um dann festzustellen, dass das ein riesiger Fehler war? Oder das Löschen von Teilen eines Dokuments und beherztes Speichern der Datei in Deiner Dropbox? Und dann stellst Du fest, Du hast ganze Kapitel gelöscht, die Du noch bräuchtest, und nun ist das geänderte Dokument auf allen Deinen Computern synchronisiert und Deine ganze Arbeit ist weg?

Zwischen-Fazit: Gefahren für Deine Daten

  • defekte Hardware:
    • Elektronikausfall (Laptop bootet nicht mehr)
    • HW Schaden (Festplatte nach Sturz defekt)
    • Löschwasser, Feuer …
  • Fremdeinwirkungen:
    • Diebstahl
    • fehlerhafte Programme, z.B. Aufräumtools, Updates
    • Hacker
    • Schadsoftware
  • eigene Fehler:
    • versehentliches Löschen von Dateien
    • Vergessen von Rechner, Smartphone im Cafe, Zug …

Was macht ein gutes Backup aus?

Nicht jedes irgendwie gemachte Backup hilft automatisch gegen jede Gefahr und verdient den Namen. 

“Aber jede Datensicherung ist besser als keine!”

Und wenn Du jetzt direkt etwas tun willst, nimm eine externe Festplatte, und sichere die wichtigsten Dateien darauf. Damit hast Du mehr getan, als ein Großteil der Menschen, und Du kannst den nächsten Schritt mit Bedacht angehen.

Die Eigenschaften einer guten Datensicherung

Eine gute Datensicherung muss ein paar wesentliche Eigenschaften erfüllen:

Einfach durchzuführen


Ein Backup muss einfach durchzuführen sein, im Idealfall sogar weitestgehend automatisch. Denn machen wir uns nichts vor, wenn Deine Lösung von Dir jedesmal einen Kraftakt verlangt, Dich Stunden kostet und einfach kompliziert und schwierig ist, dann machst Du es nicht. Logisch und total verständlich. Aber nur ein regelmässiges Backup ist ein gutes Backup, daher ist Einfachheit absolut essentiell.

Zuverlässigkeit

Du musst Dich auf Deine Datensicherung verlassen können. Das erfordert am Anfang sicher ein paar Überprüfungen, ob denn wirklich alles so funktioniert, wie es soll. Aber dann muss Dir Deine Datensicherung eine Sorge abnehmen, und damit Dein Leben leichter machen. Zuverlässigkeit ist dafür wichtig.

Sicherheit


Dein Backup darf nicht eine zusätzliche Gefahr für Deine Daten darstellen. Kopierst Du alle Deine Kundendaten unverschlüsselt auf eine externe Festplatte, und diese wird Dir im Cafe geklaut, dann ist der Schaden groß. Entsprechend muss Deine Backup-Lösung Dir einfach ermöglichen Deine Daten so zu schützen, dass nur Du dan diese herankommst.

Einfach einzurichten


Der erste Schritt zu einem guten Backup ist der schwerste – vor allem, wenn Dir keiner zeigt, wie es richtig geht. Aber auch dann muss das einfach und ohne Fachwissen für jeden machbar sein, sonst wirst Du die Lösung nicht aufsetzen.

im Ernstfall schnelle Hilfe


Wenn es wirklich drauf ankommt, wenn Du eine gelöschte Datei wiederherstellen musst, Teile einer Datei doch noch gebraucht werden, oder Dein Computer einfach nicht mehr startet – DANN muss Dein Backup zeigen, was es kann. Dann kommt es drauf an, dass Deine Lösung wirklich funktioniert. Und dafür brauchst Du eine Lösung, die nicht nur beim Datensichern praktisch ist, sondern vor allem beim Wiederherstellen der Daten.

Alle Gefahren abdeckend

Die verschiedenen Gefahren, die Deinen Daten drohen, haben wir oben ja schon beschrieben. Dein Backup muss für alle diese Gefahren ausgerichtet sein, zumindest für die für Dich relevanten.

Zwischen-Fazit: Das muss Dir Deine Backup-Strategie bieten

Deine Datensicherung muss

  • einfach durchzuführen sein
  • zuverlässig funktionieren
  • durch Verschlüsselung die Daten vor fremden Zugriffen schützen
  • im Ernstfall schnelle Hilfe bieten
  • alle Gefahren (s.o.) abdecken

Grundregeln für ein gutes Backup

Damit Dein Backup Dir in allen Situationen hilft, sind ein paar grundsätzliche Regeln praktisch. Befolgt Deine Backup-Lösung diese, dann kann Dir eigentlich nichts mehr passieren.

Verwahre Deine Backups sicher

Dein Backup sollte Dir ermöglichen, dass Du es sicher aufbewahrst. Das heisst, gegen äußere Einflüsse wie Feuer und Löschwasser geschützt, aber auch vor Diebstahl. Jetzt brauchst Du dafür nicht unbedingt einen feuersicheren Safe oder ein Schliessfach. Ganz einfach geht es zum Beispiel auch, wenn Du mehrere Festplatten abwechselnd für Dein Backup verwendest, und diese sicher verwahrst.

„Ich rede da gerne von der Eichhörnchen-Methode: Verteile Deine verschlüsselten Backups bei Freunden, der Familie … und tausche sie regelmässig gegen aktuelle Versionen aus. So kann Dir nichts passieren.“

Du fragst Dich vielleicht, ich soll einfach alle meine Daten bei anderen Personen lagern? Wie sicher soll das denn sein? Sehr sicher, mit der nächsten Regel!

Verschlüssel alle Deine Backups

Würdest Du Deine Backups unverschlüsselt verteilen, dann würdest Du wirklich das Risiko für einen Datenmissbrauch erhöhen. Deine Daten würden vielleicht nicht mehr verloren gehen im Sinne von, dass Du sie nicht mehr hast. Aber wenn Fremde auf Deine Daten Zugriff erlangen, können die Konsequenzen noch viel schlimmer sein. Vor allem auch im Hinblick auf Bussgelder nach der DSGVO.

Gegen fremden Zugriff auf Deine Daten hilft Verschlüsselung: Du wählst ein Passwort, und nur, wer dieses Passwort kennt, kommt an Deine Daten. Sonst niemand.

Das Thema „Verschlüsselung“ klingt immer total kryptisch und technisch, aber die Verschlüsselung einer Datensicherung kann extrem einfach sein. Ideal ist natürlich, wenn das Backup-Tool die Möglichkeit direkt mitbringt, oder noch besser, die Lösung direkt im Betriebssystem verankert ist. Dann ist das wirklich ein Kinderspiel und ein Klick und die Passworteingabe. Fertig.

Nutze versionierte Backups

Versionierte Backups heisst nichts anderes, als dass von Deinen Daten mehrere Versionen aufbewahrt werden. Also die Version Deines Buches von gestern, von letzter Woche, von letztem Monat … Und wenn Du dann feststellst, dass das Kapitel, dass Du die Tage gelöscht hast, weil Du Dir ganz sicher warst, dass das nix ist, doch gut war, dann holst Du das einfach aus Deinem Backup zurück.

Das sind die Anwendungen im Alltag, wo ich regelmässig auf mein versioniertes Backup zurückgreife. Denn mir passiert das ja schon regelmässig, da ist so etwas eine echte Hilfe und spart Zeit.

Der Ernstfall ist nicht immer das abgebrannte Haus mit einem Laptop in Schutt und Asche. Die kleinen Alltagssituationen, wo eine Datensicherung hilft, sind viel häufiger.

Setze nicht nur auf online-Backups

So gut und praktisch Online-Cloud-Speicher sind, sie haben einen dramatischen Nachteil. Die Netzwerklaufwerke sind oft permanent mit Deinem Rechner verbunden. Und damit nicht nur für Deine Anwendungsfehler “Die Datei wird geändert und die Änderung auf alle anderen Geräte synchronisiert” anfällig, sondern auch für Hacker und Schadsoftware auf Deinem Rechner. 

Eine Festplatte, die Du nur für ein Backup ansteckst und danach in den Schrank legst, ist vor Schadsoftware, Hackern und eigenen Fehlern verdammt gut geschützt.

Als Beispiel für die Gefahren von online verfügbaren Backups dient VFEmail: Bei diesem, für seine Sicherheit bekannten E-Mail-Anbieter, drang ein Hacker ein, und löschte alle Backups, da alle online ständig verbunden waren.
“Yes, @VFEmail is effectively gone. It will likely not return.”

“We have suffered catastrophic destruction at the hands of a hacker… This person has destroyed all data in the US, both primary and backup systems. We are working to recover what data we can.”

“They just formatted everything.”

https://blog.malwarebytes.com/cybercrime/2019/02/hacker-destroys-vfemail-service-wipes-backups/

Da hat es eine einzige Person wirklich geschafft, alle online gespeicherten Mails aller Benutzer dauerhaft zu löschen.

Nutze unterschiedliche Methoden

Du solltest mittelfristig zwei verschiedene Backup-Methoden verwenden. Das kann z.B. eine Kombination einer guten Cloud-Lösung und eines offline-Backups sein. Du eliminierst damit die Gefahr, dass ein systematischer Fehler Dir Deine Backups ruiniert.

Prüfe immer, ob Deine Backups funktionieren

Die allerwichtigste Regel, prüfe immer, ob Deine Backups funktionieren. Du willst Dich auf Deine Lösung verlassen können, da musst Du sicher sein, dass die funktioniert.

Zwischen-Fazit: Grundregeln einer guten Backup-Strategie

  • Verwahre Deine Backups sicher:
    • getrennt vom Computer/Laptop
    • auch außer Haus
  • Verschlüssel Deine Backups gegen fremden Zugriff
  • nutze versionierte Backups, um alte Dateistände wiederherstellen zu können (SEHR praktisch!)
  • setze nicht nur auf online!

Die 3–2–1 Regel: Wenn Du Dir eine Sache merkst, dann diese!

Wenn Du es Dir ganz einfach machen willst, prüfe Deine Backup-Lösung gegen die 3–2–1-Regel:

Du solltest

  • 3 Kopien Deiner Daten haben, also z.B auf Deinem Rechner, online und auf einer externen Festplatte
  • auf mindestens 2 verschiedenen Medien
    mehrere Kopien auf einer Festplatte zählen dann nicht
  • davon mindestens 1 Kopie ausser Haus.

Befolgst Du diese einfache Regel, dann bist Du für fast jeden Ernstfall gewappnet.

Zwischen-Fazit: Die einfachste Backup-Strategie: die 3–2–1 Regel

Im Idealfall hast Du
– 3 Kopien Deiner Daten (z.B. Laptop, Cloud, externe Festplatte)
– auf zwei verschiedenen Medien (unterschiedliche externe Festplatten, Cloud und Festplatte …)
– mindestens eine Kopie ausser Haus


Welche Typen von Datensicherung gibt es für Deine Backup-Strategie?

Verschieden Typen von Backups mit verschiedenen Eigenschaften erfüllen verschiedene Anforderungen. 

Im wesentlichen unterscheidet man zwei grundlegende Arten von Backups:

  • online- und
  • offline-Backups.

Der wesentliche Unterschied ist natürlich, ob Du eine Internetverbindung brauchst, oder ob die Datensicherung und die Wiederherstellung auch ohne Internet möglich sind.

Das Online-Backup

Das Online-Backup kommt oft in Kombination mit der “Synchronisierung” von Dateien, wie Du sie aus der Dropbox kennst. Es gibt aber auch klassische Online-Backup-Angebote, wie z.B. von Backblaze, die “nur” das Speichern von Backups erlauben.

Ein wesentlicher Vorteil von online-Backups ist das Außer-Haus-Lagern von Daten. Sollte also Dein Computer mal geklaut werden, in Deiner Praxis Feuer ausbrechen oder jemand einbrechen, an Deinen Online-Daten ändert das erst mal nichts.

Je nach Angebot kannst Du das Backup auch von mehreren verschiedenen Geräten aus nutzen, also z.B. Deinen Schreibtisch-Computer und die Daten Deines Reise-Laptops sichern. Als Ergänzung Deiner Backup-Strategie ist eine Online-Datensicherung sinnvoll.

Nachteile des Online-Backups

Die Nachteile des Online-Backups sind auch schnell aufgezählt:

Zum einen brauchst Du für die Sicherung als auch für die Wiederherstellung Internet, und zwar je nach Datenmenge mit ordentlicher Bandbreite. Das ist vor allem in so Ländern wie Deutschland nicht selbstverständlich. Erstellst Du z.B. Videos für Deinen Onlinekurs, können die schnell in die GB Region kommen. Hast Du dann einen durchschnittlichen Internet-Anschluss mit 50Mbit Download und 2 MBit Upload, dann dauert so ein Upload schonmal bannig lange, ca. eine Stunde bei optimaler Verbindung.

Und auch der Download kann nervend lange dauern, wenn Du auf große Datenmengen angewiesen bist. Wenn Du Deinen Laptop neu aufsetzen möchtest oder Windows neu installieren und alle Daten aus der Cloud wiederherstellen musst, das kann dauern.

Entsprechend ist ein Online-Backup auch nicht geeignet für die komplette Sicherung eines Rechners sondern eher für ausgewählte Verzeichnisse. Zudem stehen die Online-Dateine ja erst wieder zur Verfügung, wenn Du die entsprechende App installiert hast. Ein Wiederherstellen eines neuen/neu-installierten Computer kommt damit nicht so eben in Frage.

Ein weiterer Nachteil des Online-Backups: Typischerweise sind die Online-Verzeichnisse permanent mit dem Computer verbunden. Schadsoftware und Hacker können damit also die Daten zugreifen, manipulieren oder löschen.

Auch gegen Hackerangriffe auf den Anbieter des Online-Speicherplatzes solltest Du geschützt sein. Es gibt Angebote, bei denen die Daten wirklich nur von Dir gelesen werden können. Das sind dann aber explizit nicht die Dropbox etc. dieser Welt.

Die meisten Online-Backups bezahlst Du pro Speicherplatz. Willst Du also viele Daten sichern, wird es schnell teuer.

Synchronisierung

Die Synchronisierung ist eine Eigenschaft, die oft mit Online-Speichern zusammen als Backup verwendet wird. Die Idee ist, wie bei der Dropbox, dass Deine Dateien im Cloud-Speicher und auf allen Deinen Geräten immer synchron gehalten werden. Egal wo Du was änderst.

Gefahren von online synchronisierten Daten

Diese Synchronisierung kann aber auch schnell eine Falle werden. Änderst Du auf einem Computer irrtümlich etwas, wird das auch allen anderen Geräten auch geändert. Entsprechend können die Auswirkungen von Fehlern verheerend sein. Entsprechend ist die reine Synchronisierung kein Bestandteil Deiner Backup-Strategie.

Der Vorteil der Synchronisierung ist natürlich, fällt ein Gerät aus, bist Du an jedem anderen sofort wieder arbeitsfähig – wenn die Daten die Du dann brauchst in der Cloud liegen.

Zwischen-Fazit: Cloud-Backups sinnvoll oder nicht?

Online Backups, vor allem kostenlose Cloud-Speicher, sind komfortabel. Die Gefahren
– von Hackerangriffen
– Verletzbarkeit des Backups durch Schadsoftware und
– die hohen Kosten bei großen Datenmengen

sind nicht zu vernachlässigen.

Ganz wichtig: Während man im Alltag die Limitierungen durch ein langsames Internet selten merkt, wird das im Ernstfall, wenn alle Daten schnell wiederhergestellt werden solllen, zur Geduldsprobe.

Eine Online-Datensicherung kann nur als Ergänzung zu einem offline-Backup herangezogen werden. Dann ist es aber komfortabel und steigert die Sicherheit, durch die Möglichkeit häufiger kleiner Backups ohne Festplattenwechsel, sehr.


Das offline-Backup

Wie der Name schon sagt ist der wesentliche Unterschied hier, dass Du nicht auf das Internet angewiesen bist. Typischerweise reden wir bei dieser Art der Backups dann von externen Festplatten oder SSDs. Aber auch eine an Deinem WLAN-Router angeschlossene Festplatte oder ein Netzwerk-Speicher (NAS), ist ohne Internet nutzbar.

Mit mehrere Festplatten kannst Du Dir sehr einfach ein System aufbauen, bei dem Du einzelne Datensicherungen ausser Haus lagerst. Zusammen mit einer Verschlüsselung der Datenträger, die Du als Schutz vor Diebstahl immer verwenden solltest, ist das ein sehr sichere System.

Ein Teil der Speichermedien sollte wirklich nur zum Zwecke der Datensicherung an den Computer angeschlossen werden. Damit haben Schadsoftware und Hacker keine Chance, und Deine Daten sind auch im größten Fehlerfall sicher.

Wenn Du ein etabliertest und gut auf Dein Betriebssystem abgestimmtes Backupprogramm verwendest, ist auch die Wiederherstellung eines neu installierten oder neu gekauften Computers problemlos und schnell machbar.

Bei dem oben erwähnten Szenario, als das Festplatten-Aufräum-Programm meinen Mac zerstörte, habe ich abends die Neuinstallation und Wiederherstellung aus dem Backup gestartet, und wurde morgens von dem wieder funktionierenden Computer begrüßt.

Zwischen-Fazit: externe Festplatten – das Nonplusultra?

Externe Festplatten dürfen zum Schutz vor Schadsoftware nicht dauerhaft mit dem Computer verbunden sein. Ausserdem sollten Speichermedien zum Schutz vor Diebstahl oder Feuer z.T. auch ausserhalb des Hauses/der Praxis aufbewahrt werden.

In Kombination mit einem Cloud-Backup nutzt man die Vorteile beider Systeme – für mehr Sicherheit.

Das versionierte Backup

Die Versionierung Deiner Datensicherung ist eine Eigenschaft, die sowohl mit einem offline- als auch mit einem online-Backup zu realisieren ist. 

Die Idee ist, Dein Backup-System speichert nicht nur die aktuelle Version Deiner Daten, sondern soviele Versionen, wie Speicherplatz vorhanden ist. Schreibst Du also ein Buch und speicherst Dein Manuskript regelmässig, dann fügt Dein Backup-Programm die letzte Version der Datei dem Backup hinzu, behält aber die vorherigen. Du kannst also, wenn Du Änderungen rückgängig machen möchtest, einfach alte Versionen von vor Wochen oder Monaten anschauen. Je nach Speicherplatz kann das Archiv sehr lange zurückreichen.

Zwischen-Fazit: Versioniertes Backup – Dein Rettungsanker im Alltag

Den unendlichen Nutzen einer versionierten Datensicherung als Teil Deiner Backup-Strategie merkst Du erst im Alltag, wenn Du es hast. Gelöschte Dateien, alte Versionen von Manuskripten, alles kein Problem mehr.

Der wahre Nutzen einer guten Datensicherung liegt nicht nur im Schutz vor dem schlimmsten aller Fälle. Gerade im Kleinen hilft eine gute Backup-Strategie viel öfter.


Welche Daten musst Du wie sichern?

Wenn Du eine gute Datensicherung regelmässig machen möchtest, stellt sich früher oder später die Frage danach, welche Daten Du wie sichern solltest.

Die Datensicherung, vor allem die Versionierung, kostet natürlich Speicherplatz. Beim online-Backup sorgt das dann für steigende monatliche Kosten, aber auch offline steigt dann der Bedarf an Festplatten oder SSDs.

Die Entscheidung, welche Daten Du sicherst, ist natürlich immer eine individuelle. Aber folgende drei Fragen helfen Dir bei der Entscheidung:

  • Wie wichtig sind die Daten?

Sind die Daten wirklich relevant für Dein Geschäft, dann ist eine regelmässige Datensicherung Pflicht. Aber mit der Zeit sammeln sich auf jedem Rechner auch große Datenmengen an, die Du nicht wirklich wieder brauchst. Sicherst Du z.B. automatisch Dein Download-Verzeichnis mit, kannst Du hier sofort viel Speicherplatz sparen.

  • Wie oft ändern sich die Daten?

In Kombination mit der obigen Frage kannst Du hier auch viel bewegen. Wichtige Daten, die sich oft ändern, z.B. Dein Buchmanuskript, solltest Du in eine häufig stattfindende Datensicherung aufnehmen. Das kann täglich oder öfter sein. Das klingt nach Arbeit, ist aber sehr gut automatisierbar.

Weniger wichtige Daten, die sich oft ändern, z.B. die viele zig GB großen Abbilder von virtuellen Maschinen die sich bei Benutzung laufend ändern, solltest Du zwar regelmässig sichern, aber nicht täglich.

Für sehr große Datenmengen, die sich selten ändern, z.B. das Kinderbildarchiv, bietet es sich an, mehrere Kopien auf verschiedenen Datenträgern zu machen und zu verteilen. Ein regelmässiges Backup würde hier nur Speicherplatz kosten.

  • Wie schwierig kann man die Daten wieder besorgen?

Muss die Filmsammlung wirklich gesichert werden, oder ist Streaming eine ernsthafte Alternative? Aber auch Programme können bei Bedarf einfach neu heruntergeladen und installiert werden.

Zwischen-Fazit: Welche Daten musst Du sichern?

“Einfach alles” sichern klappt oft, ist aber manchmal nicht praktikabel. Dann solltest Du nach folgenden Kriterien auswählen:

  • Wie wichtig sind die Daten für Dich und Dein Unternehmen?
  • Wie häufig ändern sich die Daten?
  • Wie schwierig sind die Daten zu ersetzen?

Zusammenfassung

Es gibt 3 Gruppen von Gründen, warum Du Deine Daten sichern solltest:
  • gesetzliche Gründe, die Du umsetzen musst.
  • unternehmerische Gründe, die wichtig für das Überleben Deines Unternehmens sind und
  • Gründe, die aus Deiner Verpflichtung Deinen Kunden gegenüber entstehen.
Gefahren drohen Deinen wichtigen Daten von vielen Seiten:
  • Defekte, ob spontanes Sterben Deiner Elektronik, ein Unfall, Feuer und Löschwasser
  • Fremdeinwirkungen durch fehlerhafte Software, Hacker oder Schadsoftware
  • und am häufigsten: Deine eigenen Fehler, weil Du z.B. Dateien oder Verzeichnisse löscht, den Papierkorb leerst …
Ein gutes Backup muss
  • einfach durchzuführen sein,
  • zuverlässig sein,
  • alle obigen Gefahren abdecken und
  • im Ernstfall zuverlässig, schnell und einfach helfen.
Die Grundregeln für ein gutes Backup:
  • Verwahre Deine Backups sicher
  • Verschlüssel Deine Backups als Schutze gegen Diebstahl der Daten
  • nutze versionierte Backups, um auch alte Dateiversionen wiederherstellen zu können
  • setze auf offline-Backups, um Schadsoftware und Hackern und Internet-Ausfall entgegenzuwirken
  • prüfe Deine Backups immer auf Funktionalität
Die 3–2–1-Regel:
  • 3 Kopien Deiner Daten auf
  • 2 verschiedenen Medien und
  • 1 Kopie ausser Haus
Online- oder Offline-Backups

Online-Backups sind zwar praktisch. Im Falle eines Internetausfalls oder wenn Du große Datenmengen wiederherstellen willst, wird es aber sehr schnell unpraktisch und langatmig.

Offline-Backups auf externen Festplatten/SSDs lassen sich gut räumlich verteilen und können an verschiedenste Anforderungen angepasst werden.

Sichere mittelfristig nicht alle Daten blindlings, sondern sortiere überflüssige, Platzfresser aus.

Wie schwierig ist es, ein gutes Backup zu machen?

Schwierig ist an einem guten Backup vor allem der erste Schritt. 

Es ist leicht, sich von den 1000 verschiedenen Empfehlungen irritieren zu lassen. Es gibt auch nicht nur einen richtigen Weg, aber Du musst Dich für einen entscheiden, und den durchziehen.

“​Das teuerste Backup ist das, das Du nie gemacht hast!”

Mit einer klaren Anleitung, die Du Schritt-für-Schritt folgen kannst, ist das ganz einfach.

Am Ende musst Du ein System haben, dass
– Dir viel Arbeit abnimmt,
– Dir ein sicheres Gefühl gibt und
– das im Ernstfall funktioniert.

Du kannst das problemlos selber ausdenken und einrichten. Wenn Du die obigen Kriterien befolgst, hast Du am Ende auf jeden Fall ein Backupsystem, auf dass Du Dich verlassen kannst.


Wie kommst Du zu Deiner individuelle Backup-Strategie?

Im Alltag sollte eine gute Backup-Strategie wenig Aufwand machen und leicht von der Hand gehen, im Idealfall weitestgehend automatisch.

Bis dahin ist es ein wenig Arbeit mit

  • Auswahl der Technik
  • Aufsetzen Deines Systems und
  • Umsetzen in der Praxis

Wenn Dir das zu aufwändig ist und du die Recherche, welches Programm jetzt am besten welche Anforderungen erfüllt, lieber anderen überlassen möchtest, auch dafür gibt es Angebote:

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